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Gestion de base de données : réussir son projet Data Catalog

Mar 11, 2021 | Catalogue de données, Data Bakers, Data Gouvernance

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Formidable outil d’organisation et de gestion de bases de données, le Data Catalog est un élément indispensable pour votre entreprise. Comment faire pour réussir son projet de Data Catalog ? Itinéraire d’un déploiement en 5 étapes.

#1 Définir l’objectif du Data Catalog

Un Data Catalog doit servir les besoins des métiers. Il ne s’agit pas d’une solution miracle : pour en tirer profit, vous devez prévoir l’utilisation de votre catalogue de données et le dimensionner à vos besoins. Commencez par noter les problématiques que vous rencontrez. Quels sont les obstacles qui vous empêchent d’avancer ?

  • Vous n’êtes pas sûr d’avoir toutes les clés pour comprendre les données que vous manipulez. Avoir des tableaux de bord, c’est une chose, mais vous remarquez des erreurs, vous ne retrouvez pas la source de la data ou son propriétaire…
  • Vous devez vous conformer aux contraintes réglementaires du marché. Vous utilisez des données personnelles, mais vous ne savez pas où vous en êtes avec le RGPD.
  • Vous devez migrer la data vers une nouvelle plateforme. Un changement de CRM, par exemple, est une occasion de documenter les données concernées. Cependant, vous n’avez pas de catégories clairement définies pour ranger la data.

#2 Sélectionner un premier cas d’usage

Les futurs usagers du Data Catalog doivent apprendre à utiliser l’outil. Pour une conduite du changement réussie, démarrez avec un projet modeste mais concret. Le but est de montrer aux équipes les avantages du Data Catalog, la manière de l’utiliser et, surtout, l’intérêt qu’il représente pour votre entreprise.

Comment choisir le premier cas d’usage ? Identifiez un périmètre que vous maîtrisez. Vous permettrez aux équipes d’avoir une approche positive de l’outil. Vous pouvez, par exemple, commencer par cataloguer les données qui servent à construire le rapport d’activité financier mensuel.

À l’issue de la première utilisation, vous devez montrer que l’outil a de la valeur ajoutée, qu’il permet de fluidifier l’utilisation des données de l’entreprise. Travailler main dans la main avec les autres utilisateurs du Data Catalog est un excellent moyen de les motiver à développer le projet !

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#3 Choisir avec soin l’équipe projet

Pas besoin d’impliquer tous vos collaborateurs dans ce premier projet pilote. Ce dernier doit être plus qu’une présentation de l’outil, mais la démonstration d’une solution simple et efficace aux problématiques rencontrées par l’équipe.

Les utilisateurs liés à votre cas d’usage sont :

  • ceux qui ont l’expertise des processus métier ;
  • ceux qui ont l’autorité de pouvoir définir ces termes métiers et de challenger les décisions pour permettre une implémentation plus fluide ;
  • les responsables techniques de la source de données qui ont pour rôle de faciliter l’extraction de l’information et son implémentation dans le Data Catalog.

Les collaborateurs de l’entreprise ne sont pas les seuls que vous devez convaincre. Pour obtenir le soutien du management, démontrez que la mise en place d’un Data Catalog est loin d’être optionnelle, et prévoyez des livrables pour rendre compte de l’avancée du projet.

Motivez les troupes ! Les équipes doivent se sentir investies. N’hésitez pas à mettre en avant le fait que chacun a un rôle important dans l’enrichissement et l’usage du Data Catalog. Et, surtout, ne précipitez pas l’avancée du projet : un premier cas d’usage se fait généralement en trois mois.

 

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#4 Mettre en place l’organisation et la gestion des bases de données

L’implémentation d’un Data Catalog se prépare : récupérez les données existantes, inventoriez toutes les sources techniques, valorisez les connaissances des équipes… Vous partez de zéro ? Travaillez sur l’extraction des données. Il vous suffit de modéliser la data récoltée par les collaborateurs de votre entreprise et de la charger dans le catalogue.

Réfléchissez ensuite à la prochaine itération. Souhaitez-vous apporter plus de contextualisation aux données ? Faire une liaison avec le catalogue d’usages ? À vous de voir les tâches à prioriser. Le plus important, c’est d’avancer petit à petit : adoptez une approche agile et itérative. L’objectif final est d’avoir un outil suffisamment riche pour répondre aux questions des utilisateurs sur le cas d’usage choisi.

#5 Installer le projet dans la durée

Débriefez le projet pilote. Une fois que le premier cas d’usage est terminé, vous pouvez faire un bilan de la situation. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quels obstacles avez-vous rencontrés ? Comprendre les difficultés de chacun vous permettra d’améliorer l’utilisation du Data Catalog, mais aussi de choisir le prochain cas d’usage.

Si les choses se sont bien passées, vous pouvez entamer une tâche un peu plus compliquée. Au contraire, si vous sentez qu’il faut travailler encore les bases, reprenez une mission facile à mettre en place et à exécuter.

Pensez à la formation et à la maintenance

Lorsque vous ouvrirez l’accès au Data Catalog à l’ensemble de l’entreprise, il est essentiel que les futurs utilisateurs connaissent les fondamentaux. La formation se fait sur la durée. Les managers doivent continuer l’évangélisation du projet pour que ce dernier ne s’arrête pas soudainement après le premier cas d’usage.

Appuyez-vous sur la culture data de l’entreprise pour positionner le catalogue au centre de l’initiative et faire adopter les bons réflexes aux utilisateurs.
Confiez la maintenance du Data Catalog aux Data Stewards, les référents qui maintiennent le contenu de l’outil. Le Data Catalog prendra de la valeur et, au fur et à mesure, l’ensemble des collaborateurs intégreront son usage dans leurs tâches quotidiennes.

Le Data Catalog est un outil. Son implémentation n’est donc pas une finalité en soi : vous devez installer le projet dans la durée. Motivez les équipes pour assurer un développement continu de l’outil ! Les premiers mois d’utilisation déterminent la réussite du projet. Nos experts vous aident pour bien commencer (et vous donnent les clés du succès).