Gestion des métadonnées : ce n’est plus une option

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Pour la seconde fois, le Gartner consacre une étude aux outils de gestion des métadonnées. Pour les analystes du cabinet, la métadata et sa gestion sont le nouveau Graal pour enfin valoriser les données de l’entreprise grâce à une connaissance intime de leur contenu. Une valeur obtenue à condition de mettre en place une gouvernance de l’information fondée sur la documentation et la cartographie des jeux de données de l’entreprise.

Gestion des métadonnées : un intérêt enfin reconnu

Les métadonnées ont longtemps été le parent pauvre de l’IT au profit de la donnée. Jusqu’alors, l’intérêt d’exploiter ces descriptions de l’information n’intéressait pas grand monde. Le temps fait son œuvre. Après une première phase d’euphorie générée par le potentiel business créé par le big data, l’enthousiasme retombe du fait de la difficulté d’exploitation des données collectées, en plus de celles existantes. Selon les études, seules de 10 à 15 % des données possédées par l’entreprise seraient utilisées. Le reste se compose de données redondantes, triviales et autres données méconnues (Dark Data). Une perte qui explique aussi qu’en moyenne, un utilisateur perd entre 30 et 40 % de son temps à trouver et identifier la donnée utile. Autant de temps perdu à la création de valeur !

Pour pallier cette déperdition, le Gartner et son fameux « magic quadrant », promeut le rôle indispensable des métadonnées pour une saine gouvernance de l’information, quitte à être outrancier : d’ici 2020, 50 % de la gestion de l’information s’appuiera sur la seule métadonnée.

Métadonnée : le contexte pour comprendre l’information

Pour justifier cette prophétie, sans doute est-il utile de rappeler le rôle des métadonnées et les modalités opérationnelles de son déploiement.

En bref, la métadonnée est l’information de l’information d’un fichier et de manière extensive toutes les règles de traitement associées à cette information.

Basiquement, quand vous exportez une photo de votre appareil numérique, les métadonnées comportent des informations sur l’appareil, les réglages de la prise de vue, la localisation, le poids, etc. Ce fichier peut être exploité par un humain, mais aussi par les logiciels de traitement. Afin de gérer le gouvernance de l’information, il devrait en être de même pour les données exploitées par l’entreprise, mais avec une description beaucoup plus poussée.

Outre les informations de base, les métadonnées doivent permettre à l’entreprise de disposer d’une cartographie complète pour comprendre ses données et les modalités de traitement associées. Concrètement, les métadonnées doivent permettre de répondre aux 5 W + How, ou QQOQCCP en bon français, à savoir :

  • Qui a créé cette donnée ? Qui l’utilise ? À qui appartient-elle ? Qui en assure le traitement et la maintenance ?
  • Quelle en est la définition métier ? Quelles sont les règles métier ? Quel est son degré de sécurité ? Quelles en sont les dénominations standards au sein des bases de données ?
  • Où est stockée la donnée ? D’où vient-elle ? Où est-elle utilisée, partagée ? À quelle norme réglementaire ou juridique répond-elle ?
  • Pourquoi stocke-t-on cette donnée ? Quel est son usage et sa finalité ? Quel est le levier métier pour l’utiliser ?
  • Quand cette donnée a-t-elle été créée, actualisée ? Quand doit-elle être effacée ?
  • Comment cette donnée est-elle formatée ? Dans combien de base de données ou sources est-elle présente ?

Les réponses à ce jeu de question apportent une plus-value considérable à vos données. Elles deviennent précises, compréhensibles par tous les métiers de l’entreprise, accessibles et faciles à partager. Soit l’exact inverse de la situation la plus courante où les fichiers se baladent sur les volumes partagés sous autant de noms que d’utilisateurs, sont parfois stockés dans des bases inconnues de la DSI – l’avènement du shadow-IT, où tout simplement dorment dans un data lake en attendant que l’on sache quoi en faire. En mettant en œuvre une cartographie des données, ces situations ne seront qu’un mauvais souvenir au profit de bénéfices avérés.

Les bénéfices de la métadonnée

Vous l’avez compris, grâce aux métadonnées, une fine cartographie des données permet une mise en contexte de l’information et apporte de nombreux avantages en phase d’exploitation : gain de temps, gestion de la conformité, qualité.

Les vertus de la métadonnée sont multiples dont entre autres :

  • L’accès à l’information par des utilisateurs sans culture technique. La donnée est créatrice de valeur quand elle est exploitée par le métier à des fins business. Avec une mise en contexte détaillée, il est aisé pour chacun d’accéder à l’information demandée en utilisant un simple moteur de recherche indexant la structure, le contenu, la qualité et la nature de chaque donnée.
  • La qualité des données. L’évaluation de la qualité de la donnée est plus facile. Une fois qualifiées, les données n’ont plus besoin d’être passées au tamis pour savoir si elles sont utiles, d’actualité et pertinentes. Les métadonnées ont fait le job.
  • Gain de temps. En donnant un profil complet et détaillé à chaque donnée, l’utilisateur consacre son temps à l’exploitation, pas à l’évaluation de l’information.
  • La métadonnée permet la protection des données sensibles. Le règlement RGPD impose un nouveau cadre pour l’utilisation des données personnelles. La cartographie des données personnelles (DCP) et des données sensibles, facilite le travail de protection (chiffrement, gestion des accès…) de ces données et la mise à jour du registre des traitements, demandé par le régulateur.
  • Une exploitation et une collaboration facilitées. La traçabilité procurée par les métadonnées apporte une transparence sur les traitements réalisés. Cette connaissance confère un surcroît de confiance à l’utilisateur au moment d’exploiter ces données en étant par exemple assuré de la maîtrise des impacts de ces actions sur les données.
  • La mise au jour de données cachées. L’entreprise dispose souvent d’un réservoir de données cachées, donc gâchées. Elles peuvent être issues des mainframes, d’applications complexes ou autre, ce qui rend leur analyse et leur exploitation quasi impossible. Une fois cartographiée avec les métadonnées, ces jeux d’informations retrouvent la lumière et peuvent être exploités par les métiers dans l’entreprise.

À ces bénéfices, on peut aussi ajouter la paix retrouvée de la DSI face aux contraintes métiers et réglementaire (RGPD), une fois la mise en œuvre opérationnelle de cette gouvernance des métadonnées assurée. Ce qui n’a pas de prix !

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