Metadata Management : la gestion des métadonnées n’est plus une option
Le Metadata Management n’est plus une option… Et c’est une bonne nouvelle ! La gestion des métadonnées est une source de valeur immense pour votre organisation – à condition de mettre en place une gouvernance des données et de l’information fondée sur la documentation et la cartographie des jeux de données de l’entreprise.
Gestion des métadonnées : un intérêt enfin reconnu
Pour les analystes du cabinet Gartner, la gestion des métadonnées est le nouveau Graal pour valoriser les données de l’entreprise, grâce à une connaissance intime de leur contenu.
Les métadonnées ont longtemps été le parent pauvre de l’IT au profit de la donnée. Jusqu’alors, l’intérêt d’exploiter ces descriptions de l’information n’intéressait pas grand monde. Mais le temps a fait son œuvre. Après une première phase d’euphorie générée par le potentiel business créé par le big data, l’enthousiasme retombe du fait de la difficulté d’exploitation des données collectées, en plus de celles existantes.
Pallier le Dark Data avec les métadonnées
Selon les études, seules de 10 à 15 % des données possédées par l’entreprise seraient utilisées. Le reste se compose de données redondantes, triviales et autres données méconnues (Dark Data). Une perte qui explique aussi qu’en moyenne, un utilisateur perd entre 30 et 40 % de son temps à trouver et identifier la donnée utile. Autant de temps perdu à la création de valeur !
Sans les métadonnées (situation la plus courante) les fichiers se baladent sur les volumes partagés sous autant de noms que d’utilisateurs, sont parfois stockés dans des bases inconnues de la DSI (ce qu’on appelle le shadow-IT), où tout simplement dorment dans un data lake en attendant que l’on sache quoi en faire.
Métadonnée : le contexte pour comprendre l’information
La métadonnée est l’information sur l’information d’un fichier et de manière extensive toutes les règles de traitement associées à cette information.
Exploiter les métadonnées : un exemple
Quand vous exportez une photo de votre appareil numérique, les métadonnées comportent des informations sur l’appareil, les réglages de la prise de vue, la localisation, le poids, etc. Ce fichier peut être exploité par un humain, mais aussi par les logiciels de traitement. Afin de gérer le gouvernance de l’information, il doit en être de même pour les données exploitées par l’entreprise, avec une description beaucoup plus poussée – dans un Data Catalogue.
Outre les informations de base, les métadonnées doivent permettre à l’entreprise de disposer d’une cartographie complète pour comprendre ses données et les modalités de traitement associées.
Nom de code : QQOQCP
Les métadonnées doivent permettre de répondre aux 5 questions QQOQCP (Qui Quoi Où Quand Comment Pourquoi) :
- Qui a créé cette donnée ? Qui l’utilise ? À qui appartient-elle ? Qui en assure le traitement et la maintenance ?
- Quelle en est la définition métier ? Quelles sont les règles métier ? Quel est son degré de sécurité ? Quelles en sont les dénominations standards au sein des bases de données ?
- Où est stockée la donnée ? D’où vient-elle ? Où est-elle utilisée, partagée ? À quelle norme réglementaire ou juridique répond-elle ?
- Quand cette donnée a-t-elle été créée, actualisée ? Quand doit-elle être effacée ?
- Comment cette donnée est-elle formatée ? Dans combien de base de données ou sources est-elle présente ?
- Pourquoi stocke-t-on cette donnée ? Quel est son usage et sa finalité ? Quel est le levier métier pour l’utiliser ?
Les réponses à ce jeu de questions apportent une plus-value à vos données. Elles deviennent ainsi :
- précises,
- compréhensibles par tous les métiers de l’entreprise,
- accessibles,
- faciles à partager.
La gestion des données (data management) et des métadonnées est facilitée avec la mise en place d’un Data Catalog.
Metadata Management : les 6 bénéfices de la métadonnée
#1 Accès à l’information par des utilisateurs sans culture technique
La donnée est créatrice de valeur quand elle est exploitée par le métier à des fins business. Avec une mise en contexte détaillée, il est aisé pour chacun d’accéder à l’information demandée en utilisant un simple moteur de recherche indexant la structure, le contenu, la qualité et la nature de chaque donnée.
#2 Évaluation de la qualité des données
Une fois qualifiées, les données n’ont plus besoin d’être passées au tamis pour savoir si elles sont utiles, d’actualité et pertinentes. Les métadonnées donnent déjà toutes ces informations.
#3 Gain de temps
En donnant un profil complet et détaillé à chaque donnée, l’utilisateur consacre son temps à l’exploitation, pas à l’évaluation de l’information.
#4 Protection des données sensibles
Le RGPD impose un cadre pour l’utilisation des données personnelles. La cartographie des données personnelles (DCP) et des données sensibles facilite le travail de protection (chiffrement, gestion des accès…) de ces données et la mise à jour du registre des traitements, demandé par le régulateur.
#5 Exploitation et collaboration facilitées
La traçabilité procurée par les métadonnées apporte une transparence sur les traitements réalisés. Cette connaissance confère un surcroît de confiance à l’utilisateur au moment d’exploiter ces données en étant par exemple assuré de la maîtrise des impacts de ces actions sur les données.
#6 Mise au jour de données cachées
L’entreprise dispose souvent d’un réservoir de données cachées, donc gâchées. Elles peuvent être issues des mainframes, d’applications complexes ou autre, ce qui rend leur analyse et leur exploitation quasi impossible. Une fois cartographiés avec les métadonnées, ces jeux d’informations retrouvent la lumière et peuvent être exploités par les métiers dans l’entreprise.
À ces bénéfices, on peut aussi ajouter la paix retrouvée de la DSI face aux contraintes métiers et réglementaire (RGPD), une fois la mise en œuvre opérationnelle de cette gouvernance des métadonnées assurée. Ce qui n’a pas de prix !
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