Glossaire Métier : Les 6 avantages à l’utiliser au quotidien !

Dans un monde hyper-concurrentiel, définir et comprendre rapidement les termes métiers utilisés dans l’entreprise est la première étape du succès.

Une mauvaise interprétation d’informations est à l’origine de nombreux malentendus et augmente le risque de mauvaise décisions.

Ces mauvaises décisions entraînent dans la plupart des cas des erreurs coûteuses dans les différents départements de l’entreprise, marketing, ventes, RH etc.  Lorsque les employés d’une entreprise ont chacun une définition personnelle de termes commerciaux, comme pour “client” ou “produit”, les interprétations erronées peuvent fausser le sens des informations.

Quels sont les avantages d’un glossaire métier ? Comme vous pouvez l’imaginer, il y a beaucoup d’avantages et de raisons pour lesquelles une organisation devrait investir dans ce type de Business Glossary. En voici six.

1. Une compréhension facilitée

Nous avons tous nos propres hypothèses sur ce qu’est un “client”, un “contact”, une “transaction”, basées sur notre expérience passée, professionnelle ou personnelle. 

Mais est-ce vraiment un problème ? Souvent oui. Pourquoi ? Tout simplement parce que lorsque l’on croit savoir ce qu’est un “client”, on est jamais certain que ce soit vraiment le cas. La façon dont une organisation définit le terme “client” peut ne pas s’appliquer à une autre. Un glossaire métier fournit une compréhension commune de la signification et de l’utilisation appropriées des termes métiers et même des données qui leur sont associées.

2. Améliorer la communication interne

Le glossaire métier permet la mise en place d’une communication cohérente entre les employés et les différentes équipes commerciales. Même entre l’organisation et ses fournisseurs tiers de données, de produits et de services.

Là encore, le terme de “client” en est un parfait exemple, ne signifiant pas la même chose pour une équipe “ventes”, une équipe “marketing” ou une équipe “informatique”. “Employé”, “étudiant”, “patient”, “ancien/ancienne”, tous ces termes assez courants dans notre vocabulaire quotidien, ne veulent pourtant pas forcément dire la même chose selon les organisations.

Un exemple simple avec le terme “patient”.

Que se passe-t-il si quelqu’un se présente dans une clinique pour des soins médicaux et qu’il ne reçoit pas d’aide immédiatement ? Est-il directement considéré comme un patient ? Qu’en est-il des personnes traitées et prises en charge qui n’ont pas de papiers, donc n’existent pas dans la base de données de la clinique ? Sont-elles des patients ?

Un glossaire métier permet de définir clairement le périmètre d’utilisation d’un terme métier.

3. Le glossaire métier améliore la formation continue

C’est un bénéfice parmi d’autre, mais le glossaire métier peut accélérer l’intégration des nouveaux employés et faire évoluer les anciens.

Imaginez. Un endroit unique où chaque collaborateur peut chercher l’information qu’il souhaite en sachant que cette dernière sera fiable. Il gagne du temps en sachant où chercher et qu’il n’a pas à demander une vérification.

Non seulement le Business Glossary est accessible à tous mais c’est aussi une ressource en libre service.

4. Confirmer les responsabilités de propriété

Le glossaire métier permet d’associer des informations à des responsables. La propriété est connue de tous. Lorsque des données (nouveaux termes, définitions, concept, etc.) sont rajoutées, quelqu’un doit les approuver.

La personne qui approuve ces nouvelles entrées dans le glossaire doit aussi vérifier la légitimité des termes et leur signification. Elle devient donc propriétaire de ces données.

Par exemple, un directeur des ventes ou du marketing, peut approuver l’entrée du terme “Taux de Conversion de Vente”. En tant que responsable de ce domaine d’activité, il est tout indiqué pour avoir la responsabilité de ce terme.

5. Améliorer la confiance dans les données utilisées

Un avantage indéniable du Business Glossary est qu’il augmente la confiance dans l’information utilisée dans l’entreprise. Il réduit l’utilisation abusive de données due à une mauvaise compréhension des concepts ou de terme commerciaux.

Exemple simple : vous utilisez un logiciel qui vous affiche de jolis tableaux de bord avec des valeurs pour différents objectifs de l’entreprise. Vous voyez que le nombre de “clients” est erroné et vous en parlez à votre responsable. Il vous explique que la valeur est juste, c’est votre compréhension du terme “clients” qui n’est pas la bonne par rapport à la définition admise dans l’entreprise.

Cette situation n’est pas très grave, même si elle oblige à passer par un “sachant” afin d’avoir une confirmation. Mais elle traduit du risque d’erreur lorsqu’un référentiel commun des données utilisées n’est pas présent dans l’organisation, le glossaire métier.

6. Le glossaire métier améliore la productivité

Dernier avantage de la liste, le glossaire métier optimise la productivité et la rapidité des processus décisionnels. Il arrive régulièrement que des réunions soient organisées pour discuter sur la définition d’un terme utilisé dans l’entreprise, “Code client” par exemple. Un terme qui serait souvent utilisé dans les différents rapports des équipes de vente. Les réunions s’enchaînent et les différentes personnes impliquées trouvent une définition commune. Chaque équipe utilise la bonne définition, gagnant du temps et de la productivité.

Mais après 6 mois, si cette définition n’est pas inscrite quelque part où chaque collaborateur peut y avoir accès, certains vont peut être commencer à l’oublier. Il va commencer à y avoir des contresens et donc des problèmes. Voilà donc pourquoi le glossaire métier est si important.