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Tout savoir sur la Data Governance

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La Data Governance est une démarche indispensable pour chaque entreprise qui souhaite gérer ses données et en tirer le meilleur parti. Sans process bien défini, impossible d’assurer la cohérence entre les données utilisées par les différentes équipes d’une entreprise.

Avec la Data Governance, les collaborateurs prennent de meilleures décisions business, ce qui vous apporte un avantage concurrentiel.

Pourquoi la gouvernance des données est un élément essentiel pour votre entreprise ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la Data Governance : sa définition, ses avantages, les outils nécessaires pour l’instaurer durablement… Nous vous donnons les clés pour aller vers une entreprise « data-driven ».

Data Governance et Big Data

Gouvernance des données : définition

Chaque entreprise détient une énorme quantité de données, qui ne fait qu’accroître. À l’échelle mondiale, il s’agit du phénomène du Big Data.

Avoir beaucoup d’informations, c’est une opportunité formidable, mais à condition de savoir les trier, les stocker, les analyser et les exploiter. Les entreprises l’ont bien compris : une donnée propre et correctement indexée est bien plus fiable, donc bien plus utile pour prendre des décisions business.

Pourquoi la gouvernance des données est-elle si importante ? C’est simple : une entreprise qui maîtrise la gouvernance des données profite d’un avantage concurrentiel indéniable. Au contraire, une société qui connaît mal son patrimoine de données ne sera pas en mesure d’utiliser celles-ci correctement et de gagner un avantage sur ses concurrents.

La gouvernance des données, ou la Data Governance, est un travail continu. Chaque donnée recueillie doit être nettoyée, triée, analysée, indexée… Bien entendu, vous devez prendre en compte les contraintes techniques, réglementaires mais aussi humaines de la Data Governance.

Qu’est-ce que la Data Governance ?

La Data Governance, c’est « l’ensemble des règles et des process qui assurent l’organisation, la protection et la gestion des données de l’entreprise ».

Pour bien gérer la gouvernance des données, vous devez instaurer une véritable culture data.

Qu’est-ce que cela signifie ? Vous vous assurez que les bonnes personnes utilisent les bonnes données, et ce, au bon moment. La culture data est un élément nécessaire pour qu’une entreprise se transforme en entreprise « data-driven ». Les décisions prises par les équipes métiers se font alors à partir de l’analyse de données fiables et concrètes.

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Pourquoi la gouvernance de données est-elle indispensable ?

D’un point de vue opérationnel, la Data Gouvernance permet d’améliorer la Data Quality en général. Les collaborateurs font davantage confiance aux données mises à leur disposition, ce qui les encourage à les utiliser au quotidien.

De plus, la gouvernance des données vous aide à maîtriser le cycle de vie des données. Il s’agit d’un point indispensable pour bien respecter les réglementations de plus en plus strictes sur la data, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Au-delà de la protection des données, la Data Governance vous apporte un avantage stratégique. Des données correctes, cohérentes entre elles et accessibles à ceux qui doivent les utiliser (et savent comment le faire) permettent aux décideurs de l’entreprise de prendre de meilleures décisions stratégiques.

Une meilleure décision stratégique, c’est :

  • orienter l’innovation vers les bons produits ou services ;
  • orienter les efforts marketing et commerciaux vers les bons prospects et clients ;
  • repérer objectivement les process qui ne sont pas assez efficaces pour gagner en productivité et en rentabilité.

Encourager la communication autour des données entre les différentes équipes, c’est l’une des bonnes pratiques de la Data Governance. Les équipes se rencontrent, échangent, et travaillent main dans la main pour définir des règles communes autour des données de l’entreprise. Une meilleure communication aboutit à une meilleure coopération. Si chacun voit le traitement d’une donnée avant et après l’avoir utilisée, par exemple, la coopération entre les équipes de l’entreprise n’en sera que renforcée.

La Data Governance, pour une meilleure gestion des données

Data Governance et gestion des données : quelle différence ?

La gestion des données comprend :

  • la gestion de l’importation ;
  • le stockage ;
  • l’exploration ;
  • l’archivage des données de l’entreprise.

Une bonne gestion permet aux bonnes personnes d’accéder à des données pertinentes, qui respectent les contraintes de conformité et d’efficacité. La Data Governance n’encadre pas seulement la gestion des problématiques opérationnelles et techniques liées aux données. Elle vous offre une stratégie globale pour l’ensemble de l’entreprise, dirige l’organisation des process autour de la data, détermine les responsables de la data (Chief Data Officer, Data Protection Officer…), diffuse les règles, et incite tous les métiers à se servir des données.

Bien entendu, la gouvernance des données vous aide à améliorer la gestion des données. Vous pouvez notamment identifier les données utiles et les dissocier des données inutiles, voire obsolètes, et les rendre accessibles aux personnes concernées. Vous pouvez aussi définir les règles d’utilisation des données pour en assurer la cohérence de A à Z et améliorer la prise de décision.

La Data Governance garantit une gestion des données plus efficace, qui se concentre uniquement sur les données utiles pour le business. Éliminer les données obsolètes, c’est réduire le coût de stockage, mais aussi faire gagner du temps à tous les collaborateurs de l’entreprise.

À lire – Le Data Catalog 360, qu’est-ce que c’est ?

Master Data Management : gérer les données de référence de l’entreprise

Si trier les données est essentiel, c’est parce qu’elles n’ont pas toutes la même importance. La Data Governance vous permet de prioriser les données stratégiques.

Qu’est-ce qu’une donnée stratégique ? Il s’agit notamment des données de référence, soit des données structurantes de l’entreprise (informations sur les employés, liste des produits ou des services de l’entreprise…). Ces dernières évoluent peu dans le temps : vous ne changez pas les services de votre entreprise tous les jours !

Le MDM Master Data Management, ou la gestion des données de référence, est un élément indispensable pour bien gérer les données structurantes de l’entreprise.

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La protection des données, un enjeu majeur de la gouvernance des données

Quelles sont les réglementations sur la protection des données ?

Les législations françaises et européennes cherchent de plus en plus à protéger les données personnelles récoltées et détenues par les entreprises. Il existe plusieurs réglementations, à appliquer selon le secteur de l’activité exercée :

  • le règlement général sur la protection des données (RGPD), qui concerne toutes les entreprises de l’Union européenne ;
  • la deuxième directive européenne sur les services de paiement (DSP2), qui renforce la sécurité des paiements en Europe ;
  • le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), qui impose aux secteurs financiers (banques, assurances…) des conditions strictes lors de l’identification et de l’authentification des clients à distance.

La conformité aux réglementations et la protection des données informatiques de l’entreprise sont un enjeu majeur. Ne pas respecter les règlementations, c’est s’exposer à de lourdes sanctions (amendes, poursuites judiciaires…) qui risquent de dégrader l’image de l’entreprise.

Protection des données : le rôle de la Data Governance

La conformité aux réglementations sur la protection des données peut faire l’objet d’un cas d’usage spécifique. En effet, il n’est pas toujours facile de déterminer un cadre. Répertorier un amas de données gigantesque est une tâche complexe, qui demande des règles particulières.

La Data Governance permet de définir un responsable de la sécurité et de la conformité des données. Vous avez le choix entre attribuer le rôle à toutes les équipes de l’entreprise ou créer un poste spécifique. Le Data Protection Officer, par exemple, s’assure de la sécurité des données de l’entreprise, et que tous respectent bien les réglementations en vigueur.

Avec la Data Governance, la protection des données devient une norme qui gouverne chaque étape du cycle de vie de toutes les données de l’entreprise.

La Data Governance, l’alliée de la Data Quality

Data Quality management : donner accès à des données fiables

La Data Governance et la Data Quality sont étroitement liées. La Data Quality, ou qualité des données, est cruciale pour aider les équipes métiers à prendre de bonnes décisions. Pour ce faire, les données doivent être :

  • fiables ;
  • correctes ;
  • régulièrement actualisées ;
  • formatées selon le modèle de l’entreprise ;
  •  accessibles.

Sans Data Quality, les équipes métiers font difficilement confiance aux données de l’entreprise, qui peuvent être obsolètes, voire fausses. Les décisions risquent d’être prises à l’instinct, et de partir dans de mauvaises directions. De plus, une donnée fausse engendre une perte de temps et d’efficacité : il faut d’abord l’identifier, puis la corriger.

Nommez une personne en charge de la Data Quality management de chacune des bases de données de l’entreprise pour en assurer la gestion. Son rôle sera de nettoyer régulièrement la base qui lui est assignée, pour que les équipes métiers aient toujours accès à des données fiables.

La Data Governance au service d’une meilleure Data Quality

À l’aide de la Data Governance, vous pouvez définir des règles de qualité des données ainsi qu’un système de mesure de la Data Quality. Il s’agit d’une référence à laquelle tous les collaborateurs de l’entreprise auront accès : chacun aura connaissance des process officiels.

Les règles de la qualité des données indiquent notamment :

  • les process d’utilisation de la donnée ;
  • les responsables (des bases de données, de la protection des données…) ;
  • le rythme à adopter (nettoyage des données…).

Les règles instaurées par la Data Governance permettent de détecter les erreurs et de mettre en place des actions correctives.

Comment créer une stratégie de gouvernance de données efficace ?

L’approche agile : la solution pour créer une stratégie de gouvernance des données efficace

La Data Governance est un chantier complexe. La meilleure solution pour définir votre stratégie de gouvernance des données, c’est d’adopter une approche agile.

Commencez par établir un premier cas d’usage simple et rapide à réaliser. Vous aurez alors tous les outils en main pour tester les méthodes, apprendre, améliorer la stratégie… Mais surtout pour convaincre le reste des équipes de l’entreprise. Si vous apportez des résultats concrets, vous aurez bien plus de chance d’attirer l’attention de tous les collaborateurs sur la gouvernance des données, ce qui vous permettra de mettre en place de nouveaux cas d’usage.

Il est essentiel d’impliquer les différents métiers dans la démarche : ce sont eux qui connaissent le terrain. Une stratégie définie uniquement par la direction risque de ne pas tenir, de ne pas susciter l’engouement voulu… Si les métiers sont directement impliqués dans l’élaboration de la stratégie et de l’organisation de la gouvernance des données, ils en comprendront tout l’intérêt et s’investiront !

La cartographie des données, une étape essentielle

La première étape d’un cas d’usage consiste à inventorier les données disponibles, puis à les cartographier. La cartographie des données vous permet de répondre aux questions suivantes :

  • quels sont les types de données à disposition ?
  • où sont stockées les données ?
  • comment les données sont-elles utilisées ou transformées, et par qui ?

Toutes les informations qui définissent les données ainsi que leurs usages sont appelées des métadonnées. Ces dernières doivent être précisément définies pour assurer le succès de la stratégie de Data Governance de l’entreprise. Pour gérer les métadonnées, il vous faut un Data Catalog. Il s’agit d’un outil qui rassemble toutes les métadonnées disponibles et vous en offre une vision d’ensemble. Comme cela, vous retrouvez toujours la donnée recherchée, mais pas seulement : vous avez aussi accès à l’entièreté de son cycle de vie (origine, utilisation, transformation…).

Résultat ? Les métiers et les équipes techniques partagent un seul et même langage. Avoir une vision commune, c’est faciliter l’accès à la donnée : chacun sait où trouver la data recherchée, à qui s’adresser en cas de question…

La transmission de la culture data et de l’organisation de la gouvernance des données

Pour officialiser la nouvelle organisation, vous devez définir le rôle de chacun. Ajoutez aux fiches de poste les missions supplémentaires des métiers, pour ceux qui ont choisi d’endosser un rôle de responsable de la data.

Une telle démarche permet de transmettre la culture data au sein de l’entreprise, mais aussi d’encourager toutes les équipes à utiliser les données et à se former aux nouvelles bonnes pratiques. N’hésitez pas à organiser des réunions ou des cafés de la gouvernance pour informer tout le monde et échanger sur la stratégie de gouvernance des données.

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Quelle organisation pour la gouvernance des données de l’entreprise ?

Comment organiser son entreprise pour une Data Governance réussie ?

L’organisation de la gouvernance des données dépend du secteur où évolue votre entreprise, de votre patrimoine de départ, mais aussi de vos moyens et de la politique de culture data déjà mise en place. Pour déterminer l’organisation qui vous correspondra le mieux, posez-vous les questions suivantes :

  • à quel point la Data Governance est-elle critique pour votre activité ?
  • quelles sont les solutions de data management et de Data Governance déjà existantes ?
  • les équipes sont-elles matures sur le sujet de la culture data ?

Vous avez le choix de la structure à adopter :

  • une organisation centralisée, où une équipe centrale est responsable de la Data Governance ;
  • une organisation fédérée, où une équipe centrale coordonne l’ensemble des départements, ces derniers pilotant leur propre Data Governance ;
  • une organisation autonome, où les personnes concernées par les objectifs cibles gèrent elles-mêmes leurs propres cas d’usage.

Quelle que soit l’organisation que vous choisissez, faites intervenir au maximum les métiers. Il vaut mieux éviter de laisser une seule équipe centrale décider de toutes les stratégies de la gouvernance des données. Pour que la gouvernance des données de votre entreprise soit un succès, impliquez tout le monde (mais petit à petit).

Vous souhaitez en savoir plus ? Téléchargez votre livre blanc : vous aurez toutes les clés en main pour bien structurer une organisation data-driven.

Quels sont les rôles à attribuer pour organiser la gouvernance des données de l’entreprise ?

Pour les entreprises de taille moyenne ou à faible complexité, vous pouvez nommer un référent Data Governance, créer des relais pour chaque département ainsi que des relais techniques.

Cependant, pour une plus grande entreprise, à plus fort enjeu, il vous faut nommer plusieurs Data Bakers.

  • Un Chief Data Officer, qui s’occupe de l’animation de la stratégie de la gouvernance des données, de la cohérence d’ensemble du dispositif de gouvernance des données et de son amélioration continue. Le profil idéal du Chief Data Officer est polyvalent, capable de gérer la culture data de l’entreprise, de la conduite du changement, et du data management.
  • Un Data Protection Officer, garant de la sécurité et de la confidentialité de la donnée. Il est le point de contact officiel des instances réglementaires (RGPD, BCBS 239, banque nationale…). Il s’assure que les données de l’entreprise respectent bien toutes les réglementations en vigueur qui concernent votre secteur.
  • Un Data Owner, qui sera en charge de la donnée utilisée par les métiers. Il s’occupe de la description des données, répond aux exigences des métiers, établit les règles d’utilisation et de validité de la data de l’entreprise.
  • Un Data Steward, responsable du processus de contrôle de la qualité des données. Il vérifie que les exigences de qualité requises par l’entreprise sont bien respectées.
  • Un Data Manager, pour gérer la donnée au quotidien selon les processus définis par la gouvernance, qu’il s’agisse de la saisie, des modifications apportées, du contrôle…
  • Un Data Architect, qui conçoit la structure technique permettant la collecte, le stockage et l’analyse des données de l’entreprise.

Comment attribuer les rôles aux bons profils ? Choisissez les personnes qui possèdent l’expertise nécessaire pour assurer leurs nouvelles fonctions, mais qui présentent aussi un profil d’ambassadeur. Un profil motivé avec une bonne capacité de communication partagera son enthousiasme bien plus facilement aux autres équipes.

Comment choisir un logiciel de gouvernance des données ?

Avez-vous besoin d’un logiciel de gouvernance des données ?

La Data Governance, c’est la stratégie qui regroupe tous les aspects organisationnels, techniques, culturels et réglementaires de l’entreprise. Les métiers de l’entreprise (produit, R&D, marketing, finance…) doivent souvent échanger avec le responsable stratégique et l’équipe IT.

Si aucun logiciel ne peut faire le travail à votre place, un bon outil vous apporte cependant une aide précieuse pour créer et réaliser les différents cas d’usage de l’entreprise, mais aussi pour appuyer le process et rassembler les informations.

Le Data Catalog, l’outil indispensable pour faciliter votre politique de Data Governance

Qu’est-ce qu’un Data Catalog ? Il s’agit d’un inventaire intelligent, qui inventorie toutes les données de votre entreprise. Il comprend notamment :

  • un glossaire des différents types de données disponibles ;
  • un dictionnaire complet qui définit la donnée de A à Z (structure, source, règles de qualité…) ;
  • un outil qui récapitule les différents traitements d’une donnée (de sa source à son utilisation finale) et ses différents usages.

Toutes ces informations permettent de réaliser une véritable cartographie des données de l’entreprise. Le Data Catalog est utile à tous : les métiers comme le département IT. Pour constituer un Data Catalog cohérent, toutes les équipes doivent partager une même vision et parler le même langage. Les informations seront accessibles à tous, et compréhensibles par tous.

Comment choisir le bon Data Catalog ?

Un bon Data Catalog doit être complet, donc vous proposer un glossaire, un dictionnaire et une cartographie de l’utilisation de la donnée. Un outil entièrement dédié à l’inventaire et la cartographie des données est plus performant qu’une plateforme plus vaste, comme une infrastructure cloud.

L’objectif du Data Catalog est de vous offrir un data lineage complet, soit une représentation visuelle de l’ensemble du cycle de vie de la donnée, de sa source à ses usages finaux.

Un Data Catalog doit être capable de s’adapter à tous les types d’environnement cloud et de se connecter à d’autres outils, notamment ceux de votre écosystème informatique. La connectivité est un critère essentiel : le Data Catalog pourra alors récupérer et envoyer des informations dans les systèmes existants de l’entreprise.

Quels sont les autres critères à prendre en compte ?

  • La dimension collaborative, afin de créer des accès uniques pour les administrateurs, les responsables des modèles et des bases de données, et les utilisateurs. Chacun doit pouvoir assigner des tâches à un utilisateur, poster un commentaire ou partager des informations.
  • Le moteur de recherche. Au lieu de faire défiler les pages et de cliquer sur toutes les catégories parentes, les utilisateurs se contentent d’entrer une requête pour trouver directement ce qu’ils recherchent.
  • L’intelligence artificielle, pour assurer l’import et l’export automatique des informations, suggérer des liens, classer les données, identifier les doublons… Les tâches automatisées font gagner un temps précieux aux métiers de l’entreprise.

La Data Governance ne s’invente pas : il vous faut l’organiser selon les besoins des métiers de l’entreprise, mais aussi les moyens à votre disposition. DataGalaxy vous propose une solution adaptée à tous types d’entreprise pour instaurer durablement une politique de gouvernance des données. Le Data Catalog vous permet de recenser, de structurer et de cartographier les données de l’entreprise pour que tous les métiers y aient accès facilement.

Découvrez par vous-même tous les avantages du Data Catalog
et optimisez votre stratégie de gouvernance des données.